מערכת רישום מבקרים – מסד הנתונים העתידי שלך
אחד הכלים החשובים ביותר העומדים לרשות חברות וגופים העורכים כנסים ואירועים גדולים, היא מערכת רישום מבקרים מקצועית. חשיבות איכות פעילותה של מערכת רישום לכנסים מסוג זה, באה לידי ביטוי הן בזמן הכנס עצמו והן ביום שלאחריו – במקרה הראשון כחלק פעיל בהבניית אופי האירוע בהתאם למשתתפים המגיעים אליו ובמקרה השני הן כמסד ובסיס נתונים לארגון ימי עיון, כנסים ואירועים עתידיים, הן כמאגר שמות עסקי מפולח ועתיר אינפורמציה והן כמכשיר להסקת מסקנות ועיבוד נתונים של האירוע במהלכו נעשה במערכת שימוש.
הפעלתה של מערכת רישום מבקרים ממוחשבת, עם או בלי שימוש באופציית סליקת אשראי אונליין לטובת מערך התשלומים של הכנס, מהווה יחד עם חלוקת תגי שם למשתתפים, את הצעד הראשון שלכם במרחב ההתכנסות. עובדה זו, לצד החשיבות הרבה של הנתונים הנאספים במסגרתה, הופכות כל מערכת רישום לכנסים לשלב שאין להפריז בחשיבותו לגבי ההתנהלות המקצועית והמוצלחת של הכנס.
יתרה מזאת. מערכת רישום איכותית מאפשרת לייעל תהליכי רישום לכנסים בצורה משמעותית בעזרת הרשמה מראש עוד מהבית, כך שהכניסה לאירוע עצמו תעבור בצורה חלקה עוד יותר, הכוללת הנפקת תגי שם בלבד. בכל מקרה, אם תפתחו את אפשרות ההרשמה מהבית ואם לאו, המערכת מסוגלת להפיק עבורכם טופס ידידותי למשתמש הבנוי באופן מודולרי, מה שמאפשר לבחור להוריד או להוסיף שדות למילוי בהתאם לצרכים שלכם כמארגני הכנס. במקרה שהמדובר במילוי טפסים במקום, ניתן להשתמש בדיילות מקצועיות לא רק לצורך חלוקת תגי שם, אלא גם לאיסוף ידני של הטפסים שנתוניהם יוקלדו מאוחר יותר.
הפעלתה מראש של אותה מערכת רישום לכנסים, מבטיחה לכם כי מאגר הנתונים של באי הכנס יכלול שמות, תחומי עיסוק, תחומי עניין ואפילו תכנים מהותיים כמו הגדרת הציפיות שלהם מהכנס, כאשר כל המידע יהיה בידיכם עוד טרם פתיחת הכנס. באופן זה תוכלו לבצע ביום האירוע הנפקת תגי שם בצורה מהירה ולסייע בתיווך וביצירת קשרים עסקיים, בנוסף תתאפשר היכולת להכוונה של פעילויות משלימות בכנס עבורן הושארו בכוונה "משבצות פתוחות" ייעודיות, לצורך קיום סדנאות ו/או מפגשים פתוחים בהתאם למי שנרשם לכנס. בכך מגיע לשיאו תפקידה האופציונאלי של מערכת רישום מבקרים יעילה – הצלבת נתונים ויצירת חיבור בין מאגר הנתונים "היבש והרשמי" לבין מוקד העניין בתכני הכנס כפי שזה משתקף מתוך האינפורמציה הממולאת במאגר על-ידי משתתפיו.
להלן מספר שירותים שאולי יוכלו לעניין אותך.